Administratief medewerker secretariaat

Functie

Als administratief medewerker secretariaat ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de taken van de algemeen directeur. Deze functie verzorgt de agenda, het verslag en de gehele afhandeling van allerhande vergaderingen binnen de gemeente (college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad,  gemeenteraadscommissies, burgemeester, vertegenwoordiging in andere organen,...). Je zorgt voor de uitvoering van allerhande administratie m.b.t. het bestuur.
Je levert een bijdrage aan de realisatie van een gemeentelijk beleid en zorgt dat alle collega’s de nodige informatie ontvangen vanuit het bestuur die zij nodig hebben in de uitvoering van hun werk.
Deze administratieve medewerker is de administratieve en ondersteunende kracht op het secretariaat binnen de afdeling stafdiensten.

Jouw profiel

• Je bent minimaal in het bezit van een diploma hoger middelbaar onderwijs of daarmee gelijkgesteld.
• Ervaring in een lokaal bestuur is een pluspunt, m.n.
  • Je kent in grote lijnen de werking van een gemeentebestuur.
  • Je hebt kennis van de lokale overheidswetgeving, administratieve procedures en regelgeving.
  • Kennis van verzekeringen is een pluspunt.
  • Kennis gemeentescholen is een pluspunt.
• Het werken op een secretariaat van een gemeentebestuur kan hectisch zijn. Stressbestendigheid en het vermogen om kalm te blijven onder druk zijn daarom belangrijke eigenschappen.
• We kunnen op jou vertrouwen: je komt afspraken na en gaat discreet om met verkregen informatie en gevoelige thema’s binnen ons lokaal bestuur.
• Je voldoet aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod

Contract

• voltijds (38/38)
• overeenkomst van onbepaalde duur
• flexibel werkrooster in samenspraak met collega’s en diensthoofd

Loon

• bruto maandwedde volgens loonschaal C1-C3 tussen €2.303,39 en €4.215,79
• beroepservaring kan onbeperkt worden overgenomen
• maaltijdcheques van €8 per volledig gewerkte dag
• loonsimulatie mogelijk op aanvraag
• vakantiegeld en eindejaarstoelage
• ecocheques op het einde van het jaar (in verhouding tot de geleverde prestaties)

Vakantie
Vakantie wordt pro rata berekend op basis van de duur van de tewerkstelling en de prestatiebreuk.
Voltijdse medewerkers hebben per volledig dienstjaar recht op:

• 31 vakantiedagen
• 11 wettelijke feestdagen
• 3 bijkomende feestdagen
• vrij te kiezen vervangingsdag indien de (bijkomende) feestdag op een zaterdag of zondag valt

Loopbaan

• coaching tijdens formele en informele gesprekken
• opleidingskansen

Voordelen

• aangename werkomgeving
• flexibele werkuren in samenspraak met collega’s en leidinggevende
• mogelijkheid tot structureel/occasioneel thuiswerk, in samenspraak met leidinggevende
• fietsvergoeding
• 2de pensioenpijler
• gratis abonnement woon-werkverkeer (openbaar vervoer)
• gratis hospitalisatieverzekering
• aansluiting bij onze sociale partner gsd-v voor premies, kortingen, voordelen, …